Cập nhật ngày 26/10/2026
Hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc với mọi doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sai sót về hóa đơn có thể khiến bên mua không được khấu trừ thuế, bên bán bị phạt và bị ấn định thuế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) đã sửa nhiều điểm của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Từ 01/7/2026, Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP tiếp tục siết quản lý hóa đơn theo mức độ rủi ro. Bài viết tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm, từ đăng ký, lập, xử lý sai sót đến lưu trữ và kiểm soát rủi ro.
1. Các loại hóa đơn điện tử
Theo cách cấp mã, hóa đơn điện tử chia thành hai nhóm chính:
| Tiêu chí | Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn không có mã |
|---|---|---|
| Cách cấp mã | Gửi lên cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua | Doanh nghiệp tự lập, gửi dữ liệu cho cơ quan thuế |
| Đối tượng áp dụng | Phần lớn doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp mới | Một số lĩnh vực đặc thù (điện, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng…) và doanh nghiệp đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ |
| Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Là một dạng hóa đơn có mã, chuyển dữ liệu theo thời gian thực | — |
Theo loại nghiệp vụ, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ dùng hóa đơn giá trị gia tăng; doanh nghiệp tính theo phương pháp trực tiếp dùng hóa đơn bán hàng. Ngoài ra còn có một số loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, dùng cho các nghiệp vụ riêng.
2. Ai phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Nhóm này gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí… Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các lĩnh vực này cũng phải áp dụng.
Ưu điểm của loại hóa đơn này là xuất ngay tại quầy, không cần chữ ký số trên từng hóa đơn, dữ liệu tự chuyển về cơ quan thuế. Doanh nghiệp vẫn cần phần mềm bán hàng kết nối với hệ thống của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (hoặc dùng cổng miễn phí của cơ quan thuế nếu thuộc diện được hỗ trợ).
- Nộp tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) qua nhà cung cấp hoặc Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
- Chờ cơ quan thuế thông báo chấp nhận. Chỉ sau đó doanh nghiệp mới được lập hóa đơn.
- Đăng ký lại khi có thay đổi tên, địa chỉ, loại hóa đơn hoặc nhà cung cấp.
Doanh nghiệp mới thành lập nên đăng ký hóa đơn điện tử ngay sau khi có mã số doanh nghiệp, trước khi ký hợp đồng bán hàng đầu tiên, để không phải trì hoãn giao hàng vì chưa xuất được hóa đơn.
4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ thường gồm các nội dung sau (Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi):
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có). Với người mua là cá nhân, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung việc ghi mã số thuế hoặc số định danh cá nhân trong các trường hợp luật định;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền;
- Thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng tiền thanh toán;
- Chữ ký số của người bán; thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã).
Thiếu hoặc sai một trong các nội dung trên là lý do phổ biến khiến hóa đơn đầu vào bị loại khi quyết toán. Vì vậy, bộ phận kế toán nên kiểm tra kỹ từng trường thông tin trước khi phát hành.
5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi phổ biến nhất. Nguyên tắc chung theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi):
- Bán hàng hóa: lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập tại thời điểm thu tiền. Khoản đặt cọc, tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải lập hóa đơn.
- Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục: mỗi lần giao hàng, bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng.
- Lĩnh vực đặc thù (xây dựng, bất động sản, vận tải, viễn thông, bảo hiểm…): có quy định riêng, đã được Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa một số trường hợp.
Ví dụ: công ty giao hàng ngày 28/10 nhưng khách hẹn thanh toán ngày 15/11. Hóa đơn điện tử phải lập ngày 28/10, không được chờ đến khi nhận tiền.
6. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
| Loại sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác | Người bán thông báo cho người mua về sai sót, không phải lập lại hóa đơn |
| Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa không đúng quy cách | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nếu hai bên có thỏa thuận, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi điều chỉnh, thay thế |
| Hóa đơn có mã chưa gửi cho người mua | Người bán thông báo cơ quan thuế để hủy và lập hóa đơn mới |
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải ghi rõ thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế (ký hiệu, số, ngày). Doanh nghiệp nên lưu văn bản thỏa thuận cùng hồ sơ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
7. Kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào
Không chỉ hóa đơn bán ra, hóa đơn điện tử đầu vào cũng cần kiểm soát chặt, vì đây là căn cứ khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ. Trước khi hạch toán, kế toán nên:
- Tra cứu hóa đơn trên Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế để xác nhận hóa đơn tồn tại và đúng thông tin;
- Kiểm tra trạng thái mã số thuế của người bán (đang hoạt động hay đã ngừng, bỏ địa chỉ kinh doanh);
- Đối chiếu tên hàng, số lượng, đơn giá với hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu;
- Bảo đảm hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Luật Thuế GTGT 2024, áp dụng từ 01/7/2025);
- Lưu bản thể hiện và file XML của hóa đơn điện tử cùng chứng từ liên quan.
Làm đều đặn bước kiểm tra này hằng tháng sẽ giảm đáng kể nguy cơ bị loại chi phí hoặc phải khai bổ sung khi người bán bị kết luận sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
8. Rủi ro cần tránh khi sử dụng hóa đơn điện tử
Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP tăng cường quản lý hóa đơn theo rủi ro. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không mua, bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Bên mua dùng hóa đơn mà cơ quan có thẩm quyền kết luận là không hợp pháp phải khai bổ sung, kể cả với kỳ đã thanh tra, kiểm tra.
- Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn khi nợ thuế. Muốn dùng hóa đơn theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp phải nộp 18% tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn (Điều 69 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).
- Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: cơ quan thuế có thể ngừng việc sử dụng hóa đơn và áp dụng các biện pháp quản lý khác.
- Lập hóa đơn khống, ghi sai giá trị: ngoài xử phạt hành chính, hành vi mua bán hóa đơn trái phép có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
9. Lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán, nên phải được lưu trữ theo thời hạn của pháp luật kế toán. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp lưu trữ dưới dạng điện tử, bảo đảm toàn vẹn, tra cứu được và có thể in ra giấy khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Một số lưu ý thực tế khi lưu trữ:
- Lưu cả file XML (dữ liệu gốc có chữ ký số) chứ không chỉ bản PDF;
- Sao lưu định kỳ, không phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp phần mềm, phòng khi đổi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp ngừng dịch vụ;
- Đặt tên file thống nhất theo ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập để dễ tra cứu khi quyết toán.
Doanh nghiệp và người mua có thể tra cứu hóa đơn điện tử đã được cấp mã trên Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
10. Cách chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xuất hóa đơn và khả năng lưu trữ lâu dài. Khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xem xét:
- Tư cách pháp lý: nhà cung cấp phải được cơ quan thuế chấp nhận là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
- Khả năng kết nối: có tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, máy tính tiền mà doanh nghiệp đang dùng hay không;
- Lưu trữ và xuất dữ liệu: cho phép tải toàn bộ file XML, PDF bất kỳ lúc nào, kể cả khi ngừng hợp đồng;
- Chi phí: so sánh giá theo gói số lượng hóa đơn, phí khởi tạo, phí duy trì hằng năm;
- Hỗ trợ kỹ thuật: có hỗ trợ ngoài giờ, đặc biệt vào các ngày cuối tháng, cuối quý khi lượng hóa đơn tăng cao.
Doanh nghiệp có thể đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nhưng phải đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan thuế và bảo đảm chuyển toàn bộ dữ liệu cũ về lưu trữ.
11. Hóa đơn điện tử khi thay đổi thông tin, tạm ngừng hoặc giải thể
Hóa đơn gắn chặt với thông tin đăng ký doanh nghiệp, nên mỗi khi đăng ký doanh nghiệp thay đổi, doanh nghiệp cần rà soát lại hóa đơn:
- Đổi tên, địa chỉ trụ sở: sau khi có Giấy chứng nhận mới, nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để thông tin người bán trên hóa đơn khớp với đăng ký thuế;
- Chuyển trụ sở sang tỉnh khác: hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế nơi đi và nơi đến, rồi cập nhật hóa đơn theo cơ quan thuế quản lý mới;
- Tạm ngừng kinh doanh: doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, trừ một số trường hợp luật cho phép;
- Giải thể, chấm dứt hoạt động: ngừng sử dụng hóa đơn từ khi cơ quan thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế; hóa đơn điện tử đã lập vẫn phải được lưu trữ theo thời hạn của pháp luật kế toán.
12. Lỗi thường gặp về hóa đơn điện tử
- Lập hóa đơn trước khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng;
- Lập hóa đơn khi nhận tiền thay vì khi giao hàng, hoàn thành dịch vụ;
- Không lập hóa đơn cho khách lẻ vì “khách không lấy hóa đơn”;
- Hủy hóa đơn đã gửi người mua thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế;
- Không cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn sau khi đổi địa chỉ trụ sở;
- Chỉ lưu bản PDF, thiếu file XML gốc khi bị kiểm tra.
13. Checklist hóa đơn điện tử hằng tháng
- Đối chiếu số hóa đơn đã lập với doanh thu ghi sổ, bảo đảm không bỏ sót giao dịch.
- Kiểm tra các hóa đơn điều chỉnh, thay thế đã có văn bản thỏa thuận kèm theo.
- Tra cứu và đối chiếu toàn bộ hóa đơn đầu vào trước khi kê khai thuế GTGT.
- Kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản mua từ 5 triệu đồng.
- Sao lưu file XML, PDF của hóa đơn điện tử trong tháng.
- Rà soát thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn nếu doanh nghiệp vừa thay đổi tên, địa chỉ hoặc nhà cung cấp.
14. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp mới thành lập dùng được hóa đơn điện tử ngay không?
Có, sau khi đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận. Doanh nghiệp mới thường được cấp hóa đơn có mã.
Bán hàng cho cá nhân không lấy hóa đơn có phải lập không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ, kể cả khi người mua không yêu cầu.
Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số của người mua không?
Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử chỉ cần chữ ký số của người bán, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
Có phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử; chỉ chuyển đổi sang bản giấy khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc để phục vụ giao dịch cụ thể.
Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Khoản đặt cọc, tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, nếu là khoản thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
15. Lê & Nguyễn hỗ trợ hóa đơn điện tử
Chuyên viên tư vấn của Lê & Nguyễn hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử, con dấu và chữ ký số cho doanh nghiệp mới. Dịch vụ kế toán trọn gói của chúng tôi cũng kiểm soát hóa đơn đầu vào, đầu ra hằng tháng. Gọi 0909 199 433 để được tư vấn.
Căn cứ pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP); Thông tư 32/2025/TT-BTC; Luật Thuế GTGT 2024; Luật Quản lý thuế 2025; Nghị định 252/2026/NĐ-CP; pháp luật về kế toán.
Xem thêm: Hỗ trợ hóa đơn điện tử, con dấu, chữ ký số · Thuế doanh nghiệp mới thành lập. Tra cứu hóa đơn tại Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế.
