Thay đổi địa chỉ trụ sở chính năm 2026: cùng hay khác cơ quan thuế, hồ sơ Mẫu số 12, thời hạn 10 ngày và việc cần làm sau khi đổi trụ sở.
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính là việc thường gặp, nhưng thủ tục có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn nhiều. Điều này tùy vào việc địa chỉ mới có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không. Bài viết hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong hai trường hợp theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, kèm điểm mới về thủ tục thuế tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
Khi nào phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính?
Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong 10 ngày kể từ ngày quyết định chuyển trụ sở. Quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP).
Cần phân biệt với trường hợp địa chỉ thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025 (bỏ cấp huyện, sáp nhập phường, xã, tỉnh). Khi đó doanh nghiệp không bắt buộc làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Nếu muốn cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận, doanh nghiệp được miễn lệ phí và phí công bố.
Hai trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính
| Tiêu chí | Không đổi cơ quan thuế quản lý | Đổi cơ quan thuế quản lý (ví dụ: sang tỉnh khác) |
|---|---|---|
| Làm thủ tục với cơ quan thuế trước | Không | Có, tại cơ quan thuế nơi đi |
| Nơi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới |
| Thời gian ước tính | 3 ngày làm việc | Khoảng 1–3 tuần (gồm thủ tục thuế) |
| Cập nhật hóa đơn điện tử | Có | Có |
Trường hợp 1: Không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12 ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC (áp dụng từ 21/8/2026);
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
Từ ngày 01/7/2025, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính không còn yêu cầu nộp biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông. Doanh nghiệp vẫn nên lập quyết định hoặc nghị quyết nội bộ để lưu hồ sơ. Đây là căn cứ xác định ngày quyết định, từ đó tính thời hạn 10 ngày.
Trường hợp 2: Thay đổi cơ quan thuế quản lý
Bước 1 – Làm việc với cơ quan thuế nơi đi. Doanh nghiệp nộp tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế. Cơ quan thuế kiểm tra nghĩa vụ thuế, rồi ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.
Điểm mới đáng chú ý: theo điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026), sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp được tiếp tục các thủ tục thuế còn dang dở với cơ quan thuế nơi đi. Trước đây, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế tại nơi đi rồi mới chuyển được.
Bước 2 – Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại nơi đến. Hồ sơ gồm giấy đề nghị như Trường hợp 1, nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. Kết quả được trả trong 3 ngày làm việc.
Đừng quên chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 mà chưa từng kê khai chủ sở hữu hưởng lợi phải bổ sung thông tin này ngay trong lần thay đổi đăng ký gần nhất, kể cả khi chỉ thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Theo Nghị định 288/2026/NĐ-CP, không bổ sung có thể bị phạt từ 70 đến 100 triệu đồng. Chi tiết xem bài Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
Việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử với nhà cung cấp và cơ quan thuế.
- Thay biển hiệu tại trụ sở mới; tháo biển tại địa chỉ cũ.
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác, khách hàng; cập nhật hợp đồng đang thực hiện bằng phụ lục hoặc thông báo.
- Làm lại con dấu nếu con dấu hiện tại có in địa chỉ.
- Cập nhật thông tin với cơ quan bảo hiểm xã hội nếu thay đổi cơ quan quản lý.
- Nếu chuyển sang tỉnh khác, kiểm tra lại các giấy phép con gắn với địa điểm (ví dụ: giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm).
Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Có được đặt trụ sở tại nhà riêng không? Được, nếu nhà có địa chỉ rõ ràng và không phải căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.
Địa chỉ chỉ đổi tên phường do sáp nhập có phải nộp hồ sơ không? Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể cập nhật khi làm thủ tục thay đổi khác, và được miễn phí, lệ phí.
Lệ phí thay đổi địa chỉ trụ sở chính là bao nhiêu? Nộp online được miễn lệ phí đăng ký. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng.
Lê & Nguyễn hỗ trợ thay đổi địa chỉ trụ sở chính trọn gói
Lê & Nguyễn xử lý cả thủ tục thuế nơi đi lẫn hồ sơ đăng ký nơi đến, đồng thời rà soát và bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi trong cùng bộ hồ sơ. Gọi 0909 199 433 để được tư vấn.
Căn cứ: Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025); Điều 40, Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Nghị định 288/2026/NĐ-CP; Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Xem thêm: Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở chính · Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi. Nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
