Bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới nhất (Thông tư 68/2025 và 121/2026)

Cập nhật ngày 26/10/2026

Hồ sơ bị trả về rất thường do dùng sai biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp. Chỉ trong hơn một năm, bộ biểu mẫu đã thay đổi hai lần: Thông tư 68/2025/TT-BTC thay toàn bộ mẫu cũ từ 01/7/2025, rồi Thông tư 121/2026/TT-BTC thay tiếp 9 mẫu và bãi bỏ 1 mẫu từ 21/8/2026. Bài viết giúp bạn biết biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp nào đang có hiệu lực, dùng mẫu nào cho thủ tục nào, cách điền các trường quan trọng và những lỗi cần tránh.

1. Văn bản quy định biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng

Thông tư 121/2026/TT-BTC được ban hành để đồng bộ với Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ yếu về kê khai chủ sở hữu hưởng lợi. Nói cách khác, bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành là Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC, trong đó 9 mẫu đã được thay bằng phiên bản mới tại Thông tư 121/2026/TT-BTC.

2. Quy định chuyển tiếp: hồ sơ nộp trước 21/8/2026

Theo quy định chuyển tiếp, hồ sơ đã được tiếp nhận trước 21/8/2026 mà chưa được chấp thuận vẫn tiếp tục giải quyết theo mẫu cũ, nếu đáp ứng quy định tại thời điểm nộp. Hồ sơ nộp từ 21/8/2026 trở đi phải dùng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới.

Ví dụ: Công ty A nộp hồ sơ thay đổi người đại diện ngày 18/8/2026 bằng Mẫu số 12 cũ, đến 25/8/2026 bị yêu cầu bổ sung. Hồ sơ vẫn được giải quyết theo mẫu cũ. Ngược lại, nếu Công ty A nộp mới ngày 22/8/2026 mà vẫn dùng mẫu cũ, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa lại theo mẫu tại Thông tư 121/2026/TT-BTC.

3. Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp khi thành lập mới

Mẫu số 2, 3, 4, 5 mới có thêm mục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi (dẫn chiếu Mẫu số 10). Kèm theo là phụ lục Cam kết đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường, dùng khi nhà đầu tư nước ngoài thành lập doanh nghiệp trước khi có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo Điều 7 Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Lưu ý về Mẫu số 11: mẫu này đã bị bãi bỏ từ 21/8/2026. Cùng thời điểm, Nghị định 296/2026/NĐ-CP không còn yêu cầu kê khai cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% trở lên; doanh nghiệp chỉ kê khai cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi theo Mẫu số 10. Không dùng lại Mẫu số 11 trong hồ sơ mới.

4. Bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp theo từng loại hình

Để dễ chuẩn bị, dưới đây là các biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp cần có trong hồ sơ thành lập của từng loại hình phổ biến:

Nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, cần thêm văn bản ủy quyền. Điều lệ, văn bản ủy quyền, biên bản họp và nghị quyết không có biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp bắt buộc của Nhà nước; doanh nghiệp tự soạn nhưng phải đủ nội dung theo Luật Doanh nghiệp.

5. Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi nội dung

Điểm khác lớn nhất của Thông tư 121/2026 là Mẫu số 12 nay là một mẫu chung, dùng cho cả đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi, bổ sung, cập nhật và hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP còn cho phép doanh nghiệp làm nhiều thủ tục cùng lúc trong một bộ hồ sơ. Ví dụ: vừa đổi địa chỉ, vừa thông báo thay đổi ngành nghề, vừa bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi, chỉ cần một Mẫu số 12 đánh dấu đủ các nội dung thay đổi.

6. Hướng dẫn điền các trường quan trọng trong biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

6.1. Tên doanh nghiệp

Ghi đủ tên tiếng Việt (loại hình + tên riêng), tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt (nếu có). Tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.

6.2. Địa chỉ trụ sở chính

Ghi theo địa giới hành chính mới sau sắp xếp năm 2025: số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố, không còn cấp quận/huyện. Không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.

6.3. Ngành, nghề kinh doanh

Chọn mã ngành cấp 4 theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg, áp dụng từ 15/11/2025. Khi kê khai trực tiếp trên hệ thống, mã ngành được chọn từ danh mục nên hạn chế sai sót; nếu điền file Word, cần đối chiếu từng mã.

6.4. Vốn điều lệ và người đại diện

Chỉ đăng ký mức vốn các thành viên chắc chắn góp được trong 90 ngày, tránh hành vi kê khai khống vốn điều lệ. Ghi rõ chức danh của người đại diện theo pháp luật, khớp với điều lệ.

6.5. Chủ sở hữu hưởng lợi

Xác định theo 3 bước tại Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi) và kê khai tại Mẫu số 10. Hồ sơ phải có ít nhất một cá nhân. Đặc biệt chú ý cột quan hệ gia đình khi các thành viên là người thân.

6.6. Thông tin đăng ký thuế

Ghi thông tin người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế, phương pháp tính thuế GTGT dự kiến, năm tài chính. Các thông tin này được chuyển sang cơ quan thuế để cấp mã số thuế cùng mã số doanh nghiệp.

7. Mẫu đăng ký hộ kinh doanh

Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC có 28 mẫu dành riêng cho hộ kinh doanh. Thường dùng nhất là:

• Mẫu số 1 – Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
• Mẫu số 2 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ hộ kinh doanh nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Lưu ý số thứ tự mẫu của hộ kinh doanh (Phụ lục II) khác với số thứ tự biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I), nên không nhầm “Mẫu số 1” của hai phụ lục.

8. Quy trình nộp biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp online

1. Đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, bằng tài khoản định danh điện tử mức 2.
2. Chọn thủ tục (thành lập, thay đổi, tạm ngừng, giải thể…) và kê khai trực tiếp trên hệ thống. Hệ thống tự áp dụng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
3. Tải lên giấy tờ kèm theo (điều lệ, nghị quyết, văn bản ủy quyền…) dưới dạng bản scan hoặc bản điện tử có ký số.
4. Xác thực và nộp hồ sơ. Khi ủy quyền nộp hồ sơ thành lập, cả người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử.
5. Theo dõi kết quả trong 3 ngày làm việc; nếu có thông báo sửa đổi, bổ sung thì điều chỉnh đúng nội dung được yêu cầu và nộp lại.

Nộp online được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.

9. 5 mẹo dùng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đúng

1. Kê khai trực tiếp trên hệ thống thay vì tải file Word về điền. Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, nhiều giấy đề nghị kê khai trực tiếp trên hệ thống không còn phải ký số và tải bản mềm lên.
2. Không dùng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Các mẫu này đã hết hiệu lực từ 01/7/2025.
3. Ghi số định danh cá nhân thay cho bản sao giấy tờ. Cơ quan đăng ký kinh doanh tự đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
4. Chọn mã ngành theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg. Hệ thống sẽ chặn hồ sơ có mã ngành đã bị xóa hoặc thay đổi từ 15/11/2025.
5. Kiểm tra cột quan hệ gia đình trong Mẫu số 10. Bỏ trống cột này khi các thành viên là người thân là lỗi hay gặp nhất từ khi Nghị định 296 có hiệu lực.

10. Lỗi thường gặp khi điền biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

• Dùng Mẫu số 12 cũ (trước 21/8/2026) cho hồ sơ mới;
• Dùng lại Mẫu số 11 đã bị bãi bỏ để kê khai cổ đông là tổ chức;
• Thông tin trên giấy đề nghị không khớp với nghị quyết, điều lệ (vốn, tỷ lệ sở hữu, tên người đại diện, mã ngành);
• Ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính cũ, còn cấp quận/huyện;
• Bỏ sót chủ sở hữu hưởng lợi gián tiếp qua công ty mẹ hoặc thỏa thuận ủy thác;
• Người ký giấy đề nghị không phải người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền.

Phần lớn các lỗi trên đều phát hiện được nếu rà soát chéo giữa biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và các văn bản nội bộ trước khi nộp.

11. Tải biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp ở đâu?

Toàn văn biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) và Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính. Khi tải file, kiểm tra tiêu đề hoặc chú thích cuối trang có ghi “ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC” (với 9 mẫu đã thay) để chắc chắn dùng đúng phiên bản. Lê & Nguyễn cũng tổng hợp sẵn bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp cập nhật để gửi khách hàng có nhu cầu.

12. Câu hỏi thường gặp về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp có phải công chứng không?

Không. Giấy đề nghị, danh sách thành viên, cổ đông, chủ sở hữu hưởng lợi do người có thẩm quyền ký, không cần công chứng hay chứng thực.

Dùng mẫu cũ thì hồ sơ có bị từ chối không?

Hồ sơ nộp từ 21/8/2026 dùng mẫu cũ có thể bị thông báo sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài thời gian giải quyết. Hồ sơ đã tiếp nhận trước ngày này được giải quyết theo quy định chuyển tiếp.

Thay đổi nhiều nội dung cùng lúc có phải dùng nhiều mẫu không?

Không. Mẫu số 12 là mẫu chung; doanh nghiệp kê khai tất cả nội dung thay đổi trong một giấy đề nghị và nộp một bộ hồ sơ.

Biên bản họp, nghị quyết có mẫu bắt buộc không?

Không. Doanh nghiệp tự soạn nhưng phải đúng thẩm quyền, tỷ lệ biểu quyết và đủ nội dung bắt buộc. Xem hướng dẫn chi tiết tại bài Mẫu biên bản họp, nghị quyết.

Hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp dùng biểu mẫu nào?

Hộ kinh doanh chuyển thành doanh nghiệp dùng giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tương ứng với loại hình dự kiến thành lập (từ Mẫu số 1 đến Mẫu số 5), kèm Mẫu số 10 và các giấy tờ theo quy định. Trên giấy đề nghị, doanh nghiệp kê khai thông tin của hộ kinh doanh được chuyển đổi để cơ quan đăng ký kinh doanh chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh cùng lúc cấp Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp. Chọn đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp ngay từ đầu giúp quá trình chuyển đổi không bị gián đoạn hóa đơn và thuế.

13. Cần soạn hồ sơ đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp ngay lần đầu?

Chuyên viên tư vấn của Lê & Nguyễn soạn và rà soát hồ sơ theo mẫu mới nhất, nộp online và theo dõi đến khi có kết quả. Gọi 0909 199 433 để được tư vấn.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 68/2025/TT-BTC; Thông tư 121/2026/TT-BTC; Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Nghị định 296/2026/NĐ-CP; Quyết định 36/2025/QĐ-TTg.

Xem thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh · Thủ tục thành lập công ty · Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi. Biểu mẫu gốc tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.