Hỗ trợ hóa đơn điện tử, con dấu & chữ ký số giúp đúng công cụ – Đúng đăng ký – Sẵn sàng giao dịch điện tử. Cụm từ “mua hóa đơn” thường được dùng theo thói quen cũ. Theo pháp luật hiện hành, doanh nghiệp chủ yếu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và có thể mua gói dịch vụ/phần mềm từ tổ chức cung cấp dịch vụ. Tư vấn Lê & Nguyễn hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn và thiết lập đồng bộ hóa đơn điện tử, con dấu và chữ ký số để sẵn sàng giao dịch, kê khai và ký hồ sơ điện tử.
Thông tin nhanh
- Hóa đơn: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo NĐ 254/2026 và TT 91/2026.
- Con dấu: Doanh nghiệp tự quyết định loại, số lượng và việc sử dụng. Không còn thủ tục thông báo mẫu dấu.
- Chữ ký số: Một dạng chữ ký điện tử phục vụ giao dịch điện tử, thuế, hóa đơn và các hệ thống liên quan.
- Chi phí: Tách phí hỗ trợ của Lê & Nguyễn và phí gói sản phẩm của nhà cung cấp.
Ba công cụ khác nhau – ba mục đích khác nhau
1. Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ thuế được lập, xử lý và truyền dữ liệu theo pháp luật về quản lý thuế. Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là khung pháp lý trọng tâm về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
2. Con dấu doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Không còn thủ tục thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc làm dấu chỉ nên dựa vào nhu cầu giao dịch thực tế, không nên coi là một “giấy phép” bắt buộc.
3. Chữ ký số/chữ ký điện tử
Chữ ký số là công cụ xác thực trong giao dịch điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 và khung nghị định về chữ ký điện tử, dịch vụ tin cậy quy định giá trị và điều kiện sử dụng. Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp và gói thời hạn phù hợp với tần suất giao dịch.
Tư vấn Lê & Nguyễn hỗ trợ những gì?
- Rà soát nhu cầu hóa đơn: loại hóa đơn, thời điểm bắt đầu xuất, phương án tích hợp phần mềm nếu có.
- Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng theo quy định hiện hành.
- Hỗ trợ thiết lập mẫu hóa đơn, thông tin người bán và kiểm tra các trường dữ liệu bắt buộc trước khi sử dụng.
- Tư vấn nhu cầu con dấu. Hỗ trợ đặt khắc dấu và bàn giao theo yêu cầu.
- Hỗ trợ lựa chọn chữ ký số/chứng thư số, kích hoạt và cấu hình trên các hệ thống cần sử dụng.
- Hướng dẫn phân quyền, bảo quản thiết bị/tài khoản và quy trình ký để hạn chế lạm dụng chữ ký số.
Điểm cần tránh
- Không mua gói hóa đơn quá lớn khi chưa xác định sản lượng hóa đơn và thời gian sử dụng.
- Không giao toàn quyền chữ ký số cho người không có cơ chế kiểm soát nội bộ.
- Không coi con dấu là điều kiện làm phát sinh hiệu lực của mọi hợp đồng. Hiệu lực giao dịch còn phụ thuộc thẩm quyền ký và nội dung pháp luật.
- Không dùng các mẫu hướng dẫn “thông báo phát hành hóa đơn” hoặc “thông báo mẫu dấu” của cơ chế cũ như thủ tục bắt buộc hiện nay.
Lê & Nguyễn khuyến nghị doanh nghiệp quản lý chữ ký số như một công cụ có khả năng tạo nghĩa vụ pháp lý: cần quy định người giữ, người phê duyệt và phạm vi được phép ký.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN TẠI TƯ VẤN LÊ & NGUYỄN
Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Xác định ngành nghề, số lượng hóa đơn, hệ thống thuế và người có thẩm quyền ký.
Bước 2: Chọn phương án
So sánh gói HĐĐT, chữ ký số và nhu cầu con dấu. Tách rõ phí nhà cung cấp.
Bước 3: Đăng ký & cài đặt
Thực hiện đăng ký HĐĐT, kích hoạt chữ ký số và hỗ trợ khắc dấu nếu cần.
Bước 4: Kiểm tra & bàn giao
Kiểm tra thao tác lập hóa đơn, ký điện tử, quyền truy cập và bàn giao hướng dẫn quản trị.
BÀN GIAO VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
- Thông tin tài khoản/gói dịch vụ và thời hạn sử dụng.
- Hướng dẫn thao tác lập – ký – tra cứu hóa đơn điện tử.
- Hướng dẫn sử dụng và bảo quản chữ ký số.
- Hướng dẫn quản lý, sử dụng con dấu theo quy chế nội bộ nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
VÌ SAO LỰA CHỌN TƯ VẤN LÊ & NGUYỄN?
- Không đánh đồng “mua hóa đơn” với thủ tục pháp lý về đăng ký hóa đơn điện tử.
- Tách minh bạch phí hỗ trợ và giá sản phẩm của nhà cung cấp.
- Cập nhật khung hóa đơn điện tử mới từ 01/07/2026 và pháp luật chữ ký điện tử hiện hành.
- Kết hợp với hồ sơ thuế ban đầu/kế toán để công cụ được thiết lập đúng nhu cầu vận hành.
CHI PHÍ DỊCH VỤ
Phí hỗ trợ thiết lập: từ 500.000 – 1.200.000 đồng/gói.
Có thể miễn/giảm phí hỗ trợ khi sử dụng đồng thời dịch vụ thành lập doanh nghiệp hoặc kế toán trọn gói.
Chưa bao gồm giá mua gói hóa đơn điện tử, chứng thư số/chữ ký số, phí khắc dấu và VAT của nhà cung cấp. Giá sản phẩm bên thứ ba được báo riêng để khách hàng chủ động lựa chọn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải “mua hóa đơn” của cơ quan thuế không?
Thông thường doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành và sử dụng giải pháp của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc phương án được pháp luật cho phép. Không nên hiểu theo cơ chế mua quyển hóa đơn giấy trước đây.
Có bắt buộc phải khắc con dấu ngay sau thành lập không?
Pháp luật doanh nghiệp trao quyền cho doanh nghiệp tự quyết định về con dấu. Nhu cầu sử dụng phụ thuộc hoạt động và quy trình giao dịch thực tế.
Con dấu có phải thông báo mẫu không?
Không. Cơ chế thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bãi bỏ.
Chữ ký số có thể dùng cho những việc gì?
Tùy hệ thống, chữ ký số có thể được dùng để khai/nộp thuế, ký hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan và các giao dịch điện tử khác.
TƯ VẤN LÊ & NGUYỄN – THIẾT LẬP CÔNG CỤ ĐÚNG NHU CẦU
Chúng tôi giúp doanh nghiệp tránh mua trùng, mua thừa hoặc thiết lập theo quy trình cũ. Đồng thời bàn giao hướng dẫn để doanh nghiệp tự kiểm soát công cụ điện tử.